Fremtidens Facility Management

15. mai, 2017

At fremtidens kontorer blir digitalt styrt er det liten tvil om, men hvordan er fortsatt upløyd mark for mange. Informasjon og informasjons innsamling blir nøkkelen til hvordan man kan styre ett kontormiljø mest mulig effektivt.

For å få samlet så mye informasjon som mulig må man ha ulike kilder for innsamling av data. Dette kan være:

  • iBeacons med Bluetooth teknologi som samler data fra mobiler på ett personlig nivå
  • Sensorer som måler bruk av bygget basert på om noen faktisk har brukt de ulike rommene eller ikke

 1. Effektivt areal bruk

Dataene som man får fra iBeacons og sensorer gir en Facility Manager en detaljert innsikt i hva som skjer i bygget og hvordan bygget brukes. Hvilke arealer brukes mye og hvilke arealer brukes lite eller er underdimensjonert. Dette gir et helt enestående grunnlag for å gjøre korrigeringer av arealene.

2. Forbedret service ytelser

Ved å ha tilgang til en sanntids oversikt over faktisk bruk av bygget kan man også planlegge nøyaktig hva og hvor man må levere de ulike tjenestene. I tillegg har man til enhver tid oversikt over hvor servicepersonell er i bygget. Denne informasjonen får man fra iBeacons som hele tiden sporer FM ressursene. Skulle man få en haste ordre kan man lett spore nærmeste ressurs til å løse oppdraget. Den største kostnaden i en FM kontrakt er tiden man beveger seg uten å gjøre noe. I fremtiden vil man i mindre og mindre grad få tid hvor man ikke faktisk utfører en tjeneste.

3. Motta automatiske vedlikeholds meldinger

Sensorer kan måle faktisk bruk av ulike tekniske installasjoner og dermed også tidfeste nøyaktig tidspunkt for vedlikehold. Sensorer kan også gi en nøyaktig beskjed om hvilken teknisk installasjon som ikke fungerer og sende melding til den som kan utbedre dette.

4. Utforme optimale arbeidsplasser

Med de dataene man får fra sensorer kan man identifisere hva brukerne av bygget foretrekker og på den måten skape ett kontormiljø som gjør at de ansatte føler seg komfortable på jobb noe som i neste omgang gir effektive ansatte som trives på jobb.

Det å analysere de ansattes vaner og forstå i hvilke omgivelser som gir de beste arbeidsvilkårene blir svært viktig for å få ansatte til å trives på jobb.

Det å ha en FM leverandør som en arbeidsgiver kan jobbe sammen med for å skape nettopp den beste arbeidsplassen blir en viktig konkurranse faktor i fremtiden. Selvfølgelig må man kunne levere de ulike tjenestene, men nøkkelen ligger i hvordan tjeneste blir levert. Her ligger gevinsten både for FM leverandøren og oppdragsgiver. Til slutt er det de ansatte som skal trives og lykkes i jobben. Med det mener jeg de ansatte hos alle involverte!

17. mar, 2017

Det har blitt svært populært å sammenligne disse to generasjonene. Kanskje er det fordi de er så annerledes? Eller er det det faktum at de er de to mest innflytelsesrike generasjoner i arbeidslivet noen sinne? Det er viktig å huske at gapet ikke bare skyldes alder, det handler like mye om forskjellige livsstiler, holdninger og hvordan man utfører sitt arbeid.

Måten hver generasjon former og skaper meninger om arbeidslivet varierer også. Det har blant annet å gjøre med hvordan disse gruppene konsumere media, hvordan de bruker teknologi, og hvordan de samhandler med sitt arbeidsmiljø.

Hvis målet ditt er å tiltrekke seg begge grupper må du vite hva som er forskjellene og hva som trigger Millennials uten å ignorere The Boomers.

Hvorfor gjør det noe?

Vi har blitt oversvømt med artikler om Millennials de siste årene, og med god grunn. De utgjør nå 50% av arbeidsstyrken, og deres innflytelse bare fortsetter å øke etter hvert som de er ferdige utdannet og begynner sine karriere. Utfordringen er at The Boomers ikke har tenkt til å slutte å jobbe. En fersk rapport slår fast at mer enn 60% av The Boomers planlegger å jobbe minst deltid godt inn i pensjonisttilværelsen. Det betyr at behovet for å lage en kultur som tilfredsstiller begge generasjoners behov i arbeidslivet vil være en prosess som kommer til å vare lenge.

Aktivitetsbaserte arbeidsområder

Dette er trolig det vanskeligste området. Her blir det nok viktig å tilby flere plasser for å utføre ulike typer arbeid. Mens The Boomers ofte foretrekker privatliv og en intim plass å jobbe på, er det velkjent at Millennials føler seg kvalt i et slikt miljø. Mange bedrifter har funnet ut at et åpent kontor er svaret, men det er ikke alltid den beste løsning. Helt åpne kontorer har med seg ett sett med utfordringer, blant annet ett ubehagelig støynivå og distraksjoner hvis det ikke utformet riktig.

Hva vellykkede bedrifter har funnet er at det ikke er en one-size-fits-all løsning på hva som utgjør en effektiv arbeidsplass. Visse roller krever rolige områder for kritisk tenkning, mens andre, som markedsføring, er bedre egnet i samarbeidsvennlige områder. Man bør rett og slett tilby flere typer arbeidsplasser for ansatte. Siden The Boomers er mer tilbøyelig til å verdsette en permanent plass eller et definert område, bør man vurdere å tilby enkelte kontorer i bygningen som kan reserveres deres behov for en arbeidsplass. Millennials er mye mer tilbøyelige til skifte og endre arbeidsplass gjennomarbeidsdagen. Derfor kan det være lurt å tilby åpne plasser pluss salongområder hvor begge generasjoner kan møtes.

Post på ulike sosiale nettsteder

Selv preferansene i sosiale medier varierer, hvor 25% av Millennials foretrekker Instagram som sitt favoritt stedet, mener hele 90% av The Boomers at Facebook er deres favoritt. Begge generasjoner sier at de bruker sosiale medier for å samle informasjon om ulike merkevarer, restauranter, tjenesteytere, organisasjoner og steder som de ønsker å jobbe. Pass på at du når begge generasjoner ved å ha en aktiv tilstedeværelse på Linkedin, Facebook, Instagram og andre sosiale nettstedet du tror vil nå dine ansatte.

Muliggjør tilbakemelding

Om du drifter ett lokale for ett stor selskaper eller ett flerbruker bygg må du huske på at det må være kanaler for alle til å gi tilbakemelding. Sørg for hyppige undersøkelser, slik at de anonymt kan uttrykke seg på områder de mener må forbedres eller om ting som fungere godt.

Integrer teknologien

Slutt å tenke at The Boomers er redde for teknologi. De er ikke det. The Boomers har lyst til å omfavne ny teknologi på jobben og ønsker å forbedre sine resultater, men de trenger også å vite hvordan nye verktøy kommer til å gjøre jobben mer effektivt. Når det gjelder Millennials, så er de redde for å ikke være tilgjengelige. Nesten 95 prosent av dem mener up-to date teknologi er ett av de viktigste aspektene ved en arbeidsplass. Arbeidsplassen bør vurdere å innlemme relevant teknologi i måten ansatte engasjere seg med hverandre og med selve bygningen. Grunnleggende elementer som du bør vurdere og som tiltrekker seg både Millennials og baby boomers talent er:

• Mulighet til å kommunisere med teamet selv om de ikke er fysisk sammen

• Muligheter til å reservere kontorplass når man skal på kontoret

• Kommunikasjonsmuligheter via interne nettsteder

• Løsninger for å rapportere problemer på jobb fra en mobil enhet

Dagens arbeidsplasser kan potensielt huse opptil fem generasjoner, noe som gjør det utfordrende å appellere til alle uten å tråkke på noen tær. Og mens de ovennevnte forslag er basert på løpende statistikk, er det viktig å huske på å ikke gjøre antagelser om dine ansatte. De fleste i en generasjon kan oppføre seg på en bestemt måte og foretrekker konkrete arbeidsmiljøer, men det er alltid et unntak fra regelen. Den beste måten å holde arbeidsstokken lykkelig på, er å spørre dem om hva de vil.

10. mar, 2017

Den positive effekten av førsteklasses fasilitetsstyring (FM) er ganske tydelig.

Ikke bare blir alle dag-til-dag prosesser og systemer kjørt stabilt og trygt, men utmerket fasilitetsledelse kan også forbedre organisasjonens bunnlinje, bidra til å beholde de gode talentene og sikre bedriften for fremtidig vekst.

Her er fem eksempler på når dårlig fasilitetsstyring blir negativt for bedriften.

Mangel på Beredskap

"Alltid være forberedt" er et speider motto, men det er også mantraet for en vellykket arbeidsplassleder. Et fasilitetsteams oppgave er å være forberedte på det uventede, men det kan ikke alle andre avdelinger være.

Hvis en organisasjon ikke anerkjenner potensielle problemer (både mindre og alvorlige), er det mer sannsynlig å få problemer når man minst trenger det. Det å være uforberedt betyr at et lite problem brått kan bli en katastrofe.

Store beslutninger på dårlig data grunnlag

Evnen til å fange opp, analysere og utnytte pålitelige data er et kjennetegn på god fasilitetsstyring. I mottsatt fall kan ting fort bli verre når et selskap tar store beslutninger uten å samle (og gjennomgå) passende data først.

Mens beslutningstakere kan ha hatt de beste intensjoner, kan arbeidsledere havne i en ubehagelig situasjon hvor de overlever ved å slukke de brannene som oppstår i en slik situasjon. 

For mye å gjøre, få ressurser

Arbeidsplassledere mangler ofte ressurser. Mange fasilitetsledere forventes å klare seg med utdatert arbeidsplassteknologi, utilstrekkelig bemanning eller utilstrekkelig budsjett.

Som et resultat blir de ute av stand til å tenke de store linjene, men fokuserer på å løse de små, men dagligdagse utfordringene. De føler at de ikke kommer noe videre i jobben og blir tilslutt utmattet og demotiverte.

Dårlige vaner – mister kontroll

FM tar utgangspunkt i å gjennomføre grundig planlegging og løpende optimalisering, men selv de mest koordinert bedriftene vil utvikle dårlige vaner. Dessuten er det lett å holde på tankegangen, "Dette er slik det alltid har vært gjort."

Men hvis en bedrift ikke klarer å fokusere på kontinuerlig forbedring og opprettholder ineffektive prosesser, rett og slett fordi det er kjent for de ansatte, vil fasilitetsteamet egenhendig måtte gjør noe med disse dårlige vanene. Dette vil tilslutt sette lederen i ett dårlig lys.

Når dårlig fasilsitetsstyring fører til tap av talenter

Å finne og rekruttere de beste talentene er viktig for å lykkes i enhver bedrift, men det er spesielt utfordrende å ta vare på sine ansatte når organisasjonen ikke forstår utfordringene i fasilitetsstyring.

Dårlig fasilitetsstyring vil føre til en frustrert arbeidsstyrke med lav moral som selv beslutter om det er bedre å gå videre enn å vente for å se om problemene blir løst. Om en bedrift klarer å drifte fasiliteten på en effektiv og god måte vil dette kunne før til lojale medarbeidere og potensiale for vekst.

Og det er jo nettopp det som er målet med god fasilitetsstyring – økt lønnsomhet og vekst!

22. feb, 2017

Flere av disse verktøyene har eksistert som silo applikasjoner i lang tid. Hver for seg har de fungert godt, men nå er tiden inne for å samle disse på en intelligent måte. 

Jobb smartere ikke hardere!

 

1. Space Management

Slike systemer muliggjør en visualisering av faktisk bruk av bygningen i «real-time». Man ser rett og slett hvor mange kvadratmeter av bygget som er brukt time for time.

2. Prosjektstyringssystem

Prosjekt styringssystemer gir deg muligheten til å styre ressurser og måle fremgang i en lang rekke oppgaver på en svært effektiv måte

3. Sporing av Assets

Sporing av assets gir deg mulighet til å alltid ha oversikt over hvor alt er. Dette gjøres ved å koble alt opp via IoT og på den måten få nøyaktig informasjon om hvor tingene er.

4. Meldings tjenester

Disse verktøyene har eksistert lenge, men ikke før nå implementert på en sømløs måte. Ofte har slike systemer fungert som en silo- applikasjon

5. Rom-booking

Her finnes det mange systemer og de fleste fungerer også her som silo applikasjoner. Her kommer utviklingen til å gå fort og ett rent bookingsystem vil nok bli borte. Isteden kommer det intelligente systemer som styrer behovet for møterom eller arbeidsplasser på en helt ny måte.

6. Sky basert samarbeidsplattform

Sky baserte plattformer for lagring av informasjon knyttet til bygget gir nye muligheter for å utføre arbeidsoppgaver langt mer effektivt enn tidligere. Skybaserte lagringsmuligheter har vi hatt en stund, men når det brukes til drift av bygg i ett større system blir det effektivt.

7. Adgangs og identitets system

Tradisjonelt ett silo system, men som nå kommer i nye former. Hvordan identifisere personer som er i eller krever tilgang til bygget kan nå gjøres på helt nye former. Adgangskortets tid er forbi.

8. IWMS – Integrated workplace management system

Dette er den virkelige nyheten. Her samles alle tidligere applikasjoner sømløst og på en intelligent måte. Med ny teknologi kommer fremtidens bygg til å styre seg selv basert på hvilke behov brukerne måtte ha. 

17. feb, 2017

 

Hvis du ble tilbudt muligheten til å forutsi fremtiden, ville du gjort det?

Gitt at alle svarer ja på det tankeeksperiment, hvorfor er det da ingen som gjøre det? Hvorfor fortsetter bedrifter med en reaktiv drift og vedlikeholds modell når de faktisk kan velge en prediktiv modell som sparer dem for både tid, penger og miljø!

Reaktiv vs. Prediktiv

I en tradisjonell FM/FS modell jobber man etter en fast rutine eller man venter til en feil oppstår. På mange måter er det en litt artig sak dette. Det å fikse noe som har brutt sammen, vaske akkurat etter rutinen eller lage mat til akkurat så mange som kontrakten sier, er på mange måter å rettferdiggjøre sin egen rolle. Ingen kan i dette tilfelle si at man ikke har gjort jobben!

Samtidig medfører dette unødvendig nede tid av kanskje viktige installasjoner, det vaskes rom som ikke har vært brukt og man lager mat til folk som ikke kommer. Her kreves det mer intelligente og proaktive modeller.

Forebyggende vedlikehold tar hensyn til spesifikasjoner gitt av den opprinnelige utstyrsprodusenten som pares med store data samlet av sensorteknologi eller annen tilgjengelig informasjon. All informasjon bearbeides av en kunstig intelligens og hypoteser.

På dette detaljnivået kan man proaktivt opprettholde en operasjonell effektivitet som er ett sted mellom 30-40% bedre enn i en reaktiv modell. For med nøyaktig avlesning av faktisk bruk vil man også finne nøyaktig behov for vedlikehold. I en slik modell vil driften kunne optimalisere sine oppgaver fra dag til dag.

Resultatet er at det utføres kun det som er nødvendig. Tiden man i dag bruker for å sjekke om noe må gjøres eller for å gjennomføre en rutine blir da en ren besparelse. I tillegg opprettholdes en høyere brukstid for bygget.

Det å budsjettere blir også langt mer effektivt. En ferdig vedlikeholdsplan ligger allerede klar i systemet.

Redusere vedlikeholdskostnader

Hva er den økonomiske fordelen av en mer moderne vedlikeholdsplan? For det første, studier viser at det proaktive vedlikeholdet koster ca. 20X mindre enn å «brann slukke» ett uventet tilfelle.

Ett prediktivt system vil hele tiden forbedre seg og stadig gi bedre prognoser for nødvendig vedlikehold. Ett slikt system leser også av antatt levetid på installasjoner eller forbruksmateriell opp mot faktisk levetid og bruk. Informasjonen systemet gir kan brukes på mange måter. Både mot leverandører, men også med tanke på ytterligere forbedringer.

I snitt regner man med at tilfeller av «brannslukking» reduseres med 75% og økt produksjon med opptil 25%.

Dette er ensbetydende med betydelige besparelser og økte inntekter. Så ønsker du å fremstå som innovativ og fremsynt angående drift av bygg – da bør du se nærmere på hva fremtiden bringer!

Ta kontakt for hjelp til din utvikling av fremtidens bygg!

Kilde: www.panpwr.com